เจาะลึกการ "วางระบบข้อมูล" ให้ธุรกิจที่คุณทำเองได้ สร้างเป็น App จัดการข้อมูล ลดงานซ้ำซ้อนครบลูป

เจ้าของธุรกิจ SMEs ที่ยังใช้ข้อมูลบน Excel จะต้องเจอกับภาระในการจัดการข้อมูล ที่ใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของธุรกิจ นั่นคือเวลาของพนักงาน และทำให้คุณผูกติดกับธุรกิจ ต้องคอยตามข้อมูล ต้องคอยเสียเวลาจัดการข้อมูล มาเรียนรู้ข้อมดีของการ "สร้างระบบข้อมูล" ที่คุณเริ่มเองได้ เดี๋ยวนี้ไม่ต้องลงทุนหลักสิบล้านแล้ว!

เจาะลึกการ "วางระบบข้อมูล" ให้ธุรกิจที่คุณทำเองได้ สร้างเป็น App จัดการข้อมูล ลดงานซ้ำซ้อนครบลูป

หัวข้อในบทเรียนนี้

1. ปัญหาระบบข้อมูล และวิธีการจัดการข้อมูลของธุรกิจ SMEs

2. เพราะข้อมูลของคุณมีค่า แต่การเสียเวลาจัดการข้อมูลไม่มีค่า

3. กระบวนการทำงานกับข้อมูล และปัญหาของการไม่มีระบบ

4. การแก้ไขปัญหาระบบข้อมูลของคุณด้วย "ฐานข้อมูล" และ "App"

5. การจัดการข้อมูลแบบฐานข้อมูลทำได้ใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ

   1. ขั้นตอนที่ 1: กำหนดว่าตารางข้อมูลนี้จะใช้ "บันทึกข้อมูลอะไร"

   2. ขั้นตอนที่ 2: กำหนดว่าตารางนี้จะ "บันทึกข้อมูลอะไรบ้าง" โดยการกำหนดคอลัมน์

   3. ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบว่า "1 ข้อมูล = 1 แถว"

   4. ขั้นตอนที่ 4: เพิ่ม Primary Key ของข้อมูล

6. สร้าง App คุณทำได้เองใน 3 ขั้นตอน

   1. ขั้นตอนที่ 1: สร้างฐานข้อมูลบน Google Sheet และสร้างตัว App ด้วย AppSheet

   2. ขั้นตอนที่ 2: ปรับช่องการกรอกข้อมูลบน Form ที่ส่วนของ Data

   3. ขั้นตอนที่ 3: ปรับหน้า App ที่ส่วนของ View

7. สรุปประโยชน์ของการสร้าง App จัดการข้อมูล

---

ปัญหาระบบข้อมูล และวิธีการจัดการข้อมูลของธุรกิจ SMEs

หากคุณยังจัดการข้อมูลบน Excel หรือ Google Sheet คุณจะยังเจอปัญหาเหล่านี้ ที่เป็นจุดสังเกตว่าคุณกำลังมีปัญหากับ "ระบบข้อมูล"

พนักงานส่ง LINE ข้อมูลกัน

เกิดจากการที่ "ระบบการบันทึกข้อมูล" ของคุณไม่ได้ออกแบบมาให้ใช้งานได้อย่างเหมาะสม พนักงานไม่สามารถอัพเดทข้อมูลเข้าแหล่งข้อมูลกลาง เพื่อให้ทุกคนรับรู้อัพเดทได้พร้อมกัน ทำให้จะต้องมีการสื่อสารกันตลอดเวลา งานไม่เป็นอัตโนมัติ

อยากได้ข้อมูลต้องรอรายงานอย่างเดียว

เกิดจาก "วิธีการจัดจัดเก็บข้อมูล" ที่ออกแบบมาไม่เหมาะสม ทำให้ข้อมูลที่ถูกบันทึก ไม่สามารถนำมาใช้งานต่อได้แบบ Real-Time เช่นการสร้าง Dashboard หรือการเขียนสูตรคำนวณค่าข้อมูลที่ต้องการ

ซึ่งเชื่อหรือไม่ว่าปัญหาเหล่านี้ เจ้าของธุรกิจหลายท่าน ไม่ได้เห็นว่าเป็นปัญหา แต่วันนี้ผมจะมาเล่าให้ฟังว่า คุณสามารถเริ่มจัดการข้อมูลเพื่อให้ปัญหาเหล่านี้หมดไปได้ และถ้าบทเรียนนี้เป็นประโยชน์ อย่าลืมส่งต่อให้คนที่คุณคิดถึงรู้ว่า การทำงานมีทางที่ดีกว่าเดิม!

---

เพราะข้อมูลของคุณมีค่า แต่การเสียเวลาจัดการข้อมูลไม่มีค่า

องค์กรที่มีข้อมูลสามารถติดตามวางแผนเชิงกลยุทธ์ได้ดีกว่า, ติดตามประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการต่างๆ ได้ดีกว่า, วิเคราะห์ เข้าใจเหตุผล เข้าถึงแก่นของปัญหา หรือหาข้อได้เปรียบได้ดีกว่า

ผ่านการใช้ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดขององค์กรนั่นคือ เวลาของพนักงานที่สามารถใช้สร้างคุณค่าให้กับ ลูกค้า ผ่านการดูแล แก้ไขปัญหา, สร้างคุณค่าให้กับองค์กร ในการใช้เวลาพัฒนาไอเดียใหม่ๆ แต่งานอย่างการจัดการข้อมูล ไม่ได้สร้างคุณค่าใดๆ ให้กับองค์กร

เพราะการใช้งานข้อมูลทำให้ข้อมูลมีคุณค่า แต่การเสียเวลาเตรียมข้อมูล มีทางเลือกที่ดีกว่า นั่นคือ การสร้างระบบข้อมูลที่ทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลามากในการจัดการกับข้อมูล

---

กระบวนการทำงานกับข้อมูล และปัญหาของการไม่มีระบบ

ก่อนที่จะวางระบบข้อมูลมาทำความเข้าใจกระบวนการ เพื่อใช้วางแผนให้มีประสิทธิภาพกัน ในการทำงานกับข้อมูลตั้งแต่เก็บข้อมูล จนถึงการนำข้อมูลไปใช้สามารถแบ่งออกคร่าวๆ ได้ 5 ขั้นตอน

ลองมาดูปัญหา และคำนวณว่าหากระบข้อมูลของคุณทำทั้ง 5 ขั้นตอนนี้ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ จะเสียหาย ใช้เวลาของพนักงานเท่าไหร่ในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน

1. เก็บข้อมูล (Data Collection) กระบวนการได้มาซึ่งข้อมูล และจดบันทึกข้อมูล อาจมีการจดชุดข้อมูลแยกกัน ตกหล่น ไม่มี Format ที่ตรงกัน ต้องคอยรวบรวม

2. เตรียมข้อมูล (Data Preparation) กระบวนการเตรียมข้อมูลให้พร้อมใช้งาน อาจต้องใช้เวลานาน ต้องเทรนนิ่งพนักงานให้พร้อมสำหรับการเตรียม หรือบันทึกข้อมูลให้เหมาะสม

3. บันทึกข้อมูล (Data Storage) กระบวนการบันทึกข้อมูล อาจมีรูปแบบการทำงานที่ไม่เหมาะสม ทำให้การบันทึกข้อมูลเป็นไปได้ยาก และตกหล่นยิ่งกว่าเดิม

4. วิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) กระบวนการนำข้อมูลมาวิเคราะห์ สร้างประโยชน์เพิ่มเติม อาจได้ข้อมูลไม่ครบถ้วน และอาจใช้เวลานานไม่เห็นข้อมูล Real-Time

5. ส่งต่อข้อมูล (Data Distribution) กระบวนการนำข้อมูลไปใช้ต่อ อาจไม่สามารถใช้ได้เต็มประสิทธิภาพจากข้อมูลที่ตกหล่น

---

การแก้ไขปัญหาระบบข้อมูลของคุณด้วย "ฐานข้อมูล" และ "App"

จากขั้นตอนทั้งหมด จากปัญหาของระบบข้อมูลที่คุณเจอแทบทั้งหมด สามารถแก้ไขได้ใน 2 ขั้นตอน

1. จัดการข้อมูลแบบ "ฐานข้อมูล" เลิกใช้ Excel ทำทุกอย่างจัดการให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม และใช้บันทึกข้อมูลเท่านั้น

2. สร้าง "App" ให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย เลิกทำงานกับข้อมูลบน Excel สร้าง App ที่ใช้งานง่ายกว่า ให้พนักงานที่ไม่เก่ง Excel อยู่นอกสถานที่ สามารถนำข้อมูลลงระบบข้อมูลของเราได้ด้วยตัวเองไม่ต้องเสียเวลาแอดมินรวบรวม บันทึกข้อมูลให้

---

การจัดการข้อมูลแบบฐานข้อมูลทำได้ใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ

เคยสังเกตไหมครับว่าตารางข้อมูลบางตารางที่คุณมีอยู่ใช้งานง่ายมาก ไม่ค่อยมีปัญหาอะไร แค่เขียนสูตร แค่ทำกราฟ ก็ได้ข้อมูลที่ต้องการแล้ว แต่บางข้อมูลทำงานงงๆ ต้องทำนู่น ทำนี่เต็มไปหมด

ข้อสังเกตตรงนี้คือข้อแตกต่างของข้อมูลที่ใกล้เคียงความเป็นฐานข้อมูล (ใช้งานง่าย เขียนสูตร สร้างกราฟได้) และข้อมูลที่ไม่เป็นฐานข้อมูล (ใช้งานงงๆ กฎเยอะ ไม่ได้ใช้แค่เก็บบันทึกข้อมูล)

การสร้างตารางที่มีคุณภาพตรงกับฐานข้อมูลสามารถทำได้ง่ายๆ ผ่านขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดว่าตารางข้อมูลนี้จะใช้ "บันทึกข้อมูลอะไร"

ซึ่งการบันทึกข้อมูลสามารถบันทึกข้อมูลได้อย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

ข้อมูลของสิ่งที่มีตัวตน/สิ่งที่ไม่มีตัวตน เช่น ข้อมูลลูกค้า, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลพนักงาน, ข้อมูลออเดอร์

ข้อมูลของกิจกรรม (ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่มีตัวตน/สิ่งที่ไม่มีตัวตน) เช่น ประวัติการพูดคุยของลูกค้า, รายการเข้าออกของสินค้าในคลัง, รายการบันทึก Check-in Check-out ของพนักงาน, รายการอัพเดทความคืบหน้าของออเดอร์

ซึ่งการออกแบบฐานข้อมูลเราจะใช้ 1 ตารางเพื่อบันทึก 1 ข้อมูลเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดว่าตารางนี้จะ "บันทึกข้อมูลอะไรบ้าง" โดยการกำหนดคอลัมน์

ข้อมูลที่เราจะบันทึกลงไปในตารางข้อมูลจะกำหนดไว้เป็นคอลัมน์ของตารางข้อมูลนั้น โดยมีวิธีการง่ายๆ ในการกำหนดข้อมูลให้ครบถ้วนโดยการกำหนดก่อนว่าข้อมูลที่เราต้องการเป็นข้อมูลเกี่ยวกับอะไรบ้าง

เช่น สำหรับข้อมูลลูกค้าอาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลการติดต่อ, ข้อมูลเกี่ยวกับตัวลูกค้า, ความต้องการ, การนัดหมาย, สถานะ และอื่นๆ จากนั้นค่อยแตกจากข้อมูลนี้เป็นคอลัมน์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบว่า "1 ข้อมูล = 1 แถว"

สำหรับข้อมูลที่บันทึกเข้าไปในตารางจะต้องเป็นข้อมูลที่อยู่ภายใต้การกำหนดในข้อแรกเท่านั้น สามารถเช็คให้ชัวร์ว่าเรากำหนดได้ตรงกับที่เราต้องการได้จากการดูว่า หากข้อมูลที่ต้องการเพิ่มขึ้น 1 รายการ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงตารางข้อมูล 1 แถวหรือไม่

เช่น กรณีของตารางสำหรับการบันทึกข้อมูลลูกค้า หากมีลูกค้าเพิ่มขึ้น 1 ท่านข้อมูลในตารางก็จะบันทึกเพิ่มเติม 1 แถว, กรณีของรายการประวัติการพูดคุยของลูกค้า หากมีการพูดคุย 1 ครั้งก็จะมีรายการข้อมูลเพิ่มขึ้น 1 รายการ โดยหากมีข้อมูลลูกค้าเพิ่ม 1 ท่านแต่ยังไม่มีการพูดคุย จะไม่มีรายการการพูดคุยเพิ่มเติม

การตรวจสอบว่า 1 ข้อมูล = 1 แถว ช่วยให้เราคอนเฟิร์มได้ว่าการตั้งโจทย์ของตารางของเราถูกต้อง และใช้เช็คว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องมีครบถ้วนแล้วหรือยัง

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่ม Primary Key ของข้อมูล

สมมติเราบันทึกข้อมูลลูกค้าคนแรก "คุณสมชาย" ลงระบบ จากนั้นเวลาผ่านไปลูกค้าอีกท่านชื่อ "คุณสมชาย" เหมือนกันเข้ามาทำธุรกิจกับเรา เราในฐานคนกรอกข้อมูลอาจจำได้ว่า คุณสมชายที่เป็นลูกค้าท่านแรก คือรายการข้อมูลรายการใด และมีรายละเอียดอย่างไร

แต่การทำระบบข้อมูลนอกจากการใช้งานข้อมูลโดย User ของระบบแล้ว จะต้องนึกถึงตัวระบบที่ดึงข้อมูลไปใช้งานด้วย

ระบบข้อมูลจะสามารถดึงข้อมูลใดๆ ได้ทีละ 1 รายการเท่านั้น เมื่อมีคุณสมชายอยู่ในระบบ 2 รายการ หากเราบอกระบบให้ดึงข้อมูลของคุณสมชายออกมา ระบบจะทำการดึงข้อมูลออกมา 2 รายการ และทำให้เกิดปัญหากับการทำงานที่ออกแบบมาให้ทำงานกับทีละรายการ

การสร้างระบบจึงมีการสร้าง "Primary Key" ข้อมูลสังเคราะห์ ที่ถูกสร้างขึ้นมาด้วยเงื่อนไขอย่างเดียว คือ ต้องมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำกัน เพื่อใช้ให้ระบบเรียกถึงข้อมูลที่ต้องการได้ตามรายการที่กำหนดทีละ 1 รายการข้อมูลเท่านั้น ซึ่ง Primary Key จะมีชื่อข้อมูลที่เราอาจเคยได้ยินเช่น ID หรือ รหัส อย่าง รหัสบัตรประชาชน, รหัสไปรษณีย์, Tracking ID, Tax ID

---

สร้าง App คุณทำได้เองใน 3 ขั้นตอน

เดี๋ยวนี้หากคุณต้องการ App ให้พนักงานสามารถกรอกข้อมูลได้จากทุกที่ ไม่ต้องพึ่งคนที่เก่ง Excel มาดูแลข้อมูล คุณสามารถทำเองได้แล้วแบบไม่ต้องเขียนโค้ดด้วยแพลทฟอร์มอย่าง AppSheet ที่ต่อตรงกับ Google Sheet ให้คุณสามารถนำฐานข้อมูลของคุณมาบันทึกข้อมูล และสร้างหน้า App สำหรับการใช้งานข้อมูลในฐานข้อมูล แก้ไข อัพเดทข้อมูลได้แบบ Real-Time

ขั้นตอนที่ 1: สร้างฐานข้อมูลบน Google Sheet และสร้างตัว App ด้วย AppSheet

สามารถใช้กระบวนการสร้างที่เราได้เรียนรู้ก่อนหน้า สร้างตารางข้อมูลที่เป็นฐานข้อมูลขึ้นมาใช้บันทึกข้อมูลที่เราจะใช้งานผ่าน App ได้เลย

จากนั้นแค่ไปที่ Extension >> AppSheet >> Create an app เพื่อให้ AppSheet ดึงข้อมูลฐานข้อมูลบน Google Sheet ของเรามาสร้างเป็น App ที่สามารถเข้าไปกรอกข้อมูล ดูข้อมูล แก้ไขข้อมูลได้ผ่านมือถือแบบง่ายๆ

ขั้นตอนที่ 2: ปรับช่องการกรอกข้อมูลบน Form ที่ส่วนของ Data

หน้าสำหรับการกรอกข้อมูลบน App หรือที่เรียกว่าหน้า Form สามารถกำหนด Format วิธีการกรอกข้อมูลได้ที่ส่วนของ Data ในส่วนของ TYPE หรือประเภทของข้อมูล

ในการเลือกข้อมูลประเภทต่างกัน จะทำให้ช่องในการกรอกข้อมูลมีการใช้งานที่ต่างกัน เช่น Enum - ทำให้ช่องข้อมูลกรอกผ่านการเลือก Dropdown, DateTime - ทำให้ช่องกรอกข้อมูลเป็นการเลือกวันที่ และเวลา, Image - ทำให้ช่องกรอกข้อมูลทำผ่านการแนบรูปบนเดสก์ทอป และการถ่ายรูปบนการใช้ผ่านมือถือ, Signature - ทำให้ช่องกรอกข้อมูลกลายเป็นช่องสำหรับการเซ็นลายเซ็น เป็นต้น

ประเภทข้อมูลบน AppSheet มีให้เลือกมากถึง 29 แบบ ครอบคลุมการใช้งานของธุรกิจในทุกรูปแบบ

ขั้นตอนที่ 3: ปรับหน้า App ที่ส่วนของ Viewca

เมื่อมีข้อมูลบน App การแสดงผลข้อมูลบนหน้า App สามารถปรับได้ที่ส่วนของ View ที่เป็นการเลือกรูปแบบการแสดงผลแบบกึ่งสำเร็จรูป เช่น Table - แสดงข้อมูลเป็นตาราง, Calendar - แสดงข้อมูลเป็นปฏิทิน, Map - แสดงข้อมูลปักหมุดลงแผนที่, Chart - แสดงข้อมูลเป็นกราฟ เป็นต้น ที่มีให้เลือก 8 แบบ

จากนั้นเข้ามาปรับรายละเอียดของการแสดงผลแต่ละรูปแบบที่ View options เลือกส่วนต่างๆ ของการแสดงผล ปรับให้เข้ากับชุดข้อมูลของคุณ เช่น Group by - ตั้งค่าข้อมูลสำหรับใช้จับกลุ่มข้อมูลแยกเป็นกลุ่มๆ, Sort by - ตั้งค่าการเรียงข้อมูลที่แสดงผลอยู่ในหน้า App

---

สรุปประโยชน์ของการสร้าง App จัดการข้อมูล

เมื่อเราสามารถจัดการข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล และเข้าใช้งานข้อมูลในรูปแบบ App ข้อมูลของเราก็จะใช้ทรัพยากรเวลาของพนักงานในการดูแลน้อยลง ทำให้แม้จำนวนคนจะเท่าเดิม จะสามารถรองรับงานได้มากขึ้น มาดูผลประโยชน์จากการจัดการข้อมูลเป็น App ตามขั้นตอนการทำงานกับข้อมูลกัน

"เก็บข้อมูล" จาก User โดยตรงไม่ต้องมี Admin ซ้ำซ้อน

เมื่อสร้าง App เสร็จการกรอกข้อมูลที่ปรับให้เข้ากับชุดข้อมูล และการใช้งานผ่านมือถือง่าย จะช่วยให้คนที่มีข้อมูลสามารถกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบได้โดยตรง ไม่ต้องพึ่งพนักงานที่เก่ง Excel บันทึกลงระบบให้อีกต่อไป

ไม่ต้องพึ่งคนเก่ง Excel อีกต่อไป

ไม่ต้องเสียเวลาซ้ำซ้อน ส่ง LINE ให้แอดมินมากรอกให้

"เตรียมข้อมูล" ไม่ต้องทำอีกต่อไป เพราะกำหนด Format ด้วย App

ข้อมูลถูกกำหนด Format ด้วยตัว App ไม่ต้องคอยเตรียมข้อมูลให้พร้อมใช้ ทุกข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปวิเคราะห์ต่อได้ทันที

ไม่ต้องเสียเวลาเตรียมข้อมูลอีกต่อไป ได้ข้อมูลพร้อมใช้ทันที

"บันทึกข้อมูล" รวมไว้ที่เดียวกัน ไม่เสียเวลารวบรวม

ทุกข้อมูลกรอกผ่าน App ถูกส่งเข้ามาที่ระบบเดียวกัน อยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้ต่อทันที ไม่ต้องเสียเวลารวบรวม

ไม่ต้องเสียเวลาตาม และรวบรวมข้อมูล

เห็นทุกข้อมูลอัพเดทเป็น Real-Time

"วิเคราะห์ข้อมูล" ไม่ต้องเสียเวลาทำ Report อีกต่อไป

ทุกข้อมูลเข้าระบบ และถูกแสดงในหน้า App ที่สามารถติดตาม วิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที พร้อมอัพเดทแบบ Real-Time ให้คุณดู Insight ได้แบบไม่ต้องรอรายงานข้อมูล

ไม่ต้องเสียเวลาทำ Report ข้อมูลอีกต่อไป

"ส่งต่อข้อมูล" อัตโนมัติแบบ Real-Time

ทุกข้อมูลเห็นอัพเดท Real-Time เกิดอะไรขึ้นตรวจสอบได้แบบไม่ต้องรอ Report

---

ที่ปรึกษาของคุณในบทเรียนนี้

สวัสดีครับผมซิปป้าครับ

เจ้าของธุรกิจ ให้ผมช่วย สร้างธุรกิจของคุณให้เท่าทัน Data, AI นะครับ

สนใจเรียนสร้างระบบข้อมูลจัดการข้อมูล สามารถเริ่มเรียนจาก 0 และนำเคสมาปรึกษากับผมในคอร์สได้เลยนะครับ!

เข้าเรียนในคอร์ส สร้างแอปแรกด้วย AppSheet เรียนออกแบบฐานข้อมูลสำหรับธุรกิจของคุณ และสร้างเป็น App ให้คุณจัดการธุรกิจได้จากมือถือ

กดเพื่อดูรายละเอียด

ช่วยเราสร้างบทความที่ดีขึ้น

ผ่านการให้ข้อมูล และฟีดแบคเกี่ยวกับบทความนี้! และคอมเม้นท์บอกเราด้วยนะ ว่าชอบอะไร ไม่ชอบอะไรด้านล่าง!

แนะนำบทเรียนนี้ให้เพื่อนต่อไหม?

• 5 - แนะนำต่อแล้ว!
• 4 - คิดถึงเพื่อนที่ได้ใช้ก่อน ส่งให้แน่ๆ
• 3 - ถ้ามีโอกาส ส่งให้แน่ๆ
• 2 - ยังไม่แน่ใจ

See All Options